Tenir sa comptabilité sur Balancelyne

Premiers pas

Créez votre compte sur /signup. Balancelyne vous demande ensuite votre première société. Chaque société a sa propre comptabilité, ses utilisateurs et son abonnement ; vous pouvez en créer ou en rejoindre autant que nécessaire et passer de l’une à l’autre depuis le menu des sociétés.

1. Identité de la société : nom commercial, forme juridique (SARL, SA, SUARL, EI, SNC…), matricule fiscal (par exemple 1234567/A/M/000), secteur d’activité et adresse. Ils figurent sur chaque facture.
2. Devise : le dinar tunisien (TND, 3 décimales) par défaut. Elle ne peut plus changer dès qu’il existe des opérations.
3. Exercice comptable : le mois de début de l’exercice, janvier pour la plupart des sociétés. Les états et la clôture le suivent.
4. Langue des documents : français, arabe ou anglais pour les factures et e-mails envoyés aux clients. Chaque utilisateur choisit la langue de son interface.

La société démarre avec le plan comptable du Système comptable des entreprises (SCE), les taux de TVA tunisiens, le FODEC, le timbre fiscal, les taux de retenue à la source, des conditions de paiement et des modes de règlement. Ajustez-les dans les Paramètres.

Soldes d’ouverture

Si vous venez d’un autre logiciel, saisissez les soldes du dernier exercice clôturé dans une écriture d’ouverture datée du premier jour du nouvel exercice, puis les factures clients et fournisseurs non soldées pour que les créances et dettes concordent. L’import depuis QuickBooks le fait pour vous à partir des fichiers exportés.

Inviter votre expert-comptable

Dans Paramètres → Utilisateurs, choisissez Inviter votre comptable. Il reçoit un e-mail, crée son propre accès et obtient le rôle comptable : écritures, clôture, fiscalité et paie, sans accès à votre abonnement ni aux utilisateurs. Un comptable qui suit plusieurs sociétés les retrouve toutes dans le même menu.

Balancelyne fonctionne en français, en arabe et en anglais. L’arabe passe toute l’interface de droite à gauche ; les montants restent en chiffres latins à trois décimales, comme sur les documents tunisiens.

Facturation et devis

Les documents de vente se trouvent sous Ventes : devis, factures, reçus de vente, avoirs et remboursements. Chaque ligne porte un article ou une description libre, une quantité, un prix, une remise et un code de taxe ; les totaux sont calculés de la même façon à l’écran, dans le PDF et en comptabilité.

• Devis → facture : transformez un devis accepté en un clic. Le devis garde le lien vers la facture.
• Facture : comptabilisée en créances clients dès qu’elle est validée. Les brouillons ne passent aucune écriture et peuvent être supprimés.
• Reçu de vente : une vente payée comptant (espèces, carte), comptabilisée directement sur le compte d’encaissement.
• Avoir : diminue la dette d’un client ; imputez-le sur une facture ouverte ou remboursez-le.
• Annuler conserve le numéro et annule les montants ; un numéro n’est jamais réutilisé.

Numérotation et timbre fiscal

Chaque type de document a sa propre séquence avec un préfixe et l’année, par exemple FAC-2026-0001, réglée dans Paramètres → Ventes. Le timbre fiscal (1 DT) est ajouté une fois par facture de vente ; modifiez son montant ou désactivez-le au même endroit.

Envoi et relances

Envoyez une facture par e-mail avec son PDF en pièce jointe et un lien que le client ouvre sans compte. Activez les relances automatiques pour écrire aux clients quelques jours avant et après l’échéance ; chaque e-mail apparaît dans l’historique du document.

Encaissements

Choisissez Recevoir un paiement, le client, puis les factures réglées. Un même paiement peut solder plusieurs factures, ou une partie d’une facture. Indiquez le mode (espèces, chèque, virement, traite, carte) et le compte de destination : fonds non déposés pour les chèques à remettre plus tard, ou un compte bancaire.

Lorsqu’un client pratique une retenue à la source, saisissez le montant retenu sur le paiement. Balancelyne l’enregistre comme une créance sur l’État, à rapprocher du certificat de retenue que le client vous remet.

Dépenses et factures fournisseurs

Les achats se trouvent sous Dépenses. Ajoutez vos fournisseurs avec leur matricule fiscal, leurs conditions de paiement et leur compte de charge par défaut.

• Facture fournisseur : à payer plus tard. Elle est comptabilisée en dettes fournisseurs avec la TVA déductible.
• Dépense : un achat payé immédiatement par carte, en espèces ou par virement.
• Chèque : une dépense réglée par chèque, avec le numéro du chèque et sa propre séquence.
• Avoir fournisseur : imputé sur une facture fournisseur ouverte.
• Bon de commande : ce que vous avez commandé ; il ne passe aucune écriture et devient une facture à réception.

Joignez la facture ou le reçu scanné à n’importe quel document ; les fichiers restent avec la pièce et comptent dans le stockage de votre abonnement.

Payer les fournisseurs et la retenue que vous opérez

Payer des factures liste les factures ouvertes par échéance. Sélectionnez-les, choisissez le compte et le mode de règlement, et Balancelyne enregistre un paiement par fournisseur. Lorsque vous devez opérer une retenue à la source, choisissez le taux de retenue : le fournisseur reçoit le net, la retenue est inscrite en dette envers l’État et le certificat de retenue est prêt à imprimer.

Banque et rapprochement

Ajoutez chaque compte bancaire, caisse et carte sous Banque, avec son solde d’ouverture. Chaque paiement, remise, virement et dépense met à jour le journal du compte.

1. Importez votre relevé en CSV ou OFX. Balancelyne lit la date, le libellé et le montant, et ignore les lignes déjà importées.
2. Rapprochez : chaque ligne est comparée aux paiements et dépenses déjà saisis. Confirmez la correspondance proposée, ou ajoutez la ligne comme nouvelle dépense ou recette.
3. Les règles catégorisent automatiquement les lignes récurrentes, par exemple toute ligne contenant STEG va en Électricité avec le fournisseur STEG.
4. Pointez en fin de mois : saisissez le solde final du relevé, cochez les lignes passées en banque et terminez quand l’écart est nul. Les lignes pointées sont verrouillées.

Les virements internes déplacent de l’argent entre vos comptes (de la banque vers la caisse, par exemple). Les remises en banque regroupent les chèques et espèces des fonds non déposés en un seul versement, comme sur votre bordereau.

Fiscalité : TVA, FODEC, timbre, retenue

Les codes de taxe combinent des taux, par exemple FODEC + TVA 19 %. Modifiez-les, ainsi que les comptes mouvementés, dans Paramètres → Taxes.

Déclaration de TVA

Taxes → Déclaration de TVA présente, pour le mois, la TVA collectée par taux, la TVA déductible sur achats et immobilisations, le crédit reporté et le montant à payer, avec le détail de chaque pièce. Enregistrez le paiement au dépôt de la déclaration et la période est marquée comme déclarée.

Retenues et export TEIF

L’état des retenues liste les retenues de la période par fournisseur et par taux pour votre déclaration, et imprime les certificats. Les factures s’exportent au format XML TEIF utilisé pour la facturation électronique en Tunisie.

Balancelyne calcule et prépare ; le dépôt auprès de l’administration fiscale reste de la responsabilité de votre société ou de votre expert-comptable.

Paie

La paie est incluse dans les offres Plus et Advanced. Ajoutez les salariés avec leur CIN, numéro CNSS, date d’embauche, contrat, salaire de base, situation de famille et enfants à charge.

• CNSS : cotisations salariales et patronales aux taux en vigueur.
• IRPP : calculé sur le barème annuel, après frais professionnels et déductions pour chef de famille et enfants à charge.
• CSS : la contribution sociale de solidarité.
• TFP et FOPROLOS : taxes patronales sur la masse salariale brute.
• Rubriques : primes, indemnités, heures supplémentaires, avances et retenues, imposables ou non.

Une paie prépare les bulletins du mois pour tous les salariés. Vérifiez-les, validez la paie pour passer l’écriture, puis enregistrez le paiement des salaires. Les bulletins s’impriment ou s’envoient par e-mail à chaque salarié.

Les taux sont conservés dans des barèmes datés : une paie d’un mois passé utilise les taux de ce mois.

États financiers

Chaque état lit le grand livre : ils concordent toujours entre eux. Choisissez une période, comparez-la à la précédente, en comptabilité d’engagement ou de trésorerie, et filtrez par classe ou par site si vous les suivez.

• État de résultat et bilan, selon la présentation du SCE.
• Balance générale et grand livre, avec le détail de chaque écriture.
• Balance âgée clients et fournisseurs : qui doit quoi, par tranches de 30 jours.
• État de TVA et état des retenues pour vos déclarations.
• Flux de trésorerie, ventes par client ou par article, dépenses par fournisseur, budget comparé au réel.

Exportez chaque état en PDF, Excel ou CSV, et enregistrez vos filtres habituels comme état personnalisé.

Administration

Utilisateurs et rôles

Votre abonnement

Paramètres → Abonnement affiche votre offre, ses limites et votre consommation du mois. Les abonnements se règlent en espèces ou par virement, hors de l’application : contactez-nous, nous enregistrons le paiement et prolongeons votre compte le jour même. À l’échéance, la société reste utilisable 14 jours, puis passe en lecture seule jusqu’au renouvellement ; vos données ne sont jamais supprimées.

Journal d’activité

Paramètres → Activité enregistre qui a créé, modifié ou supprimé quoi, et quand, avec un lien vers la pièce. Filtrez par utilisateur, par action ou par type de pièce.

Clôture

Fixez une date de clôture dans Paramètres → Avancé une fois une période déclarée. Personne ne peut alors modifier une pièce datée de ce jour ou avant sans le mot de passe de clôture, connu des seuls propriétaires et comptables.

API et export des données

Les administrateurs créent des clés API (bal_…) et des webhooks dans Paramètres → API ; voir la présentation de l’API. Vos données vous appartiennent : exportez vos listes, vos documents et le grand livre à tout moment.